Yabancı Resmî Belgelerin Tasdikinde Elektronik Apostil Uygulamasının Değerlendirilmesi

Evaluation of the Application of Electronic Apostille in Legalisation of Foreign Public Documents

Gökçe ARIKAN ÇAKIR

Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına İlişkin 1961 Tarihli La Haye Sözleşmesi’nde elektronik Apostil açıkça düzenlenmemesine karşın teknolojideki ilerleme ve devletlerin resmî belgeleri elektronik olarak oluşturmasının bir sonucu olarak elektronik Apostil devletlerce giderek daha fazla benimsenerek uygulanmaktadır. Elektronik Apostiller; zaman tasarrufu, yetkili mercilerin işgücü kayıplarının önlenmesi, masrafların azaltılması, çevrimiçi erişilebilirlik, belleğinin değiştirilemez olmasından dolayı güvenlik, gönderiminin basit olması, elektronik depolama ile belge kayıplarının önüne geçilmesi gibi pek çok olumlu yönüyle ön plana çıkmaktadır. Elektronik Apostil uygulaması hususunda Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına İlişkin 1961 Tarihli La Haye Sözleşmesi’ne taraf devletlere inisiyatif tanınması, elektronik Apostil konusunda devletlerin kendi ulusal hukuklarını uygulaması sonucunu meydana getirmektedir.Milletlerarası Özel Hukuk La Haye Konferansı’nda en uygun yöntem olarak tavsiye edilen, elektronik belge üzerine elektronik Apostil uygulamasıdır. Ancak uygulamada elektronik belge üzerine fizikî Apostil ya da kâğıt belge üzerine elektronik Apostil uygulamalarının da kullanılması resmî belgelerin yabancı devletlerce kabul edilmemesi riskini beraberinde getirmektedir. Söz konusu yabancı resmî belgelerin taraf devletlerce resmî belge olarak kabul edilmemesi riskinin bertaraf edilebilmesi için elektronik Apostil uygulamalarının yeknesak hale getirilmesi önerilmektedir.

Apostil, Resmî Belge, Elektronik Apostil.

Although the electronic Apostille hasn’t been explicitly regulated in the Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, the advancement in technology and the electronic creation of public documents by the states has led to the adoption of the electronic Apostille by the states. Electronic Apostilles are prominent with many positive aspects such as saving time, preventing labor losses of the competent authorities, reducing costs, online accessibility, security due to the non-replaceable memory, simple submission, and prevention of document losses with electronic storage. The initiative given to the state parties of the Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents regarding the application of electronic Apostille results in the implementation of their own national laws on the issuance of electronic Apostille. The most appropriate method recommended by The Hague Conference on Private International Law is the Electronic Apostille application on electronic documents. However, in practice, the use of physical Apostille on electronic documents or electronic Apostille on paper documents brings the risk of unacceptance of public documents by foreign states. In order to eliminate the risk of these foreign official documents not being accepted as official documents by foreign states, it is recommended that electronic apostille applications be made in a uniform manner.

Apostille, Public Document, Electronic Apostille.

Giriş

Türk hukukunda ve pek çok hukuk sisteminde yabancı resmî belgelerin yetkili makamlarca tasdiki zorunluluğu, söz konusu devletin yabancı resmî belgelerin tasdikine ilişkin tarafı olduğu milletlerarası sözleşmelerin varlığı halinde ortadan kalkmaktadır. Nitekim yabancı resmî belgelerin yetkili makamlarca tasdiki zorunluluğunda, Türkiye’nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerdeki yabancı resmî belgelerin tasdiki ile ilgili hükümler saklı tutulmuştur. (6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu¹ (HMK) m.224/2). Dolayısıyla başta Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına İlişkin 1961 Tarihli La Haye Sözleşmesi (1961 La Haye Sözleşmesi)² olmak üzere, Diplomasi ve Konsolosluk Memurlarınca Düzenlenen Belgelerde Onay İşleminin Kaldırılmasına Dair Avrupa Sözleşmesi,³ Bazı İşlem ve Belgelerin Tasdikten Muaf Tutulmasına Dair Sözleşme⁴ gibi çok taraflı sözleşmeler ya da yabancı devletlerle akdedilen, bazı belge veya işlemlerin ya da diplomasi veya konsolosluk memurlarınca düzenlenen belgelerin tasdikten muafiyetine ilişkin iki taraflı sözleşmeler olması durumunda; bir yabancı resmî belgenin sunulacağı devletin diplomatik ya da konsolosluk temsilciliği tarafından onaylanmasını ifade eden ve uzun bir süreç olan tasdik işlemine gerek kalmamaktadır.⁵ Bu anlamda 1961 La Haye Sözleşmesi’nin yürürlüğe girmesi ile birlikte, uzun, masraflı bir usûl olan yabancı resmî belgelerin diplomasi veya konsolosluk temsilciliklerince tasdik edilmesi zorunluluğunun yerini Apostil uygulaması almıştır.

Tarihsel olarak devletlerin resmî işlemleri her ne kadar kâğıt belgeler üzerinde yürütülmüşse de devletlerin modernize hale getirilmesi yönündeki çabaların, kâğıtsız devlet (paperless government) kavramını belirgin bir şekilde ortaya çıkardığı ve devletlerin kâğıda dayalı etkileşimlerinin teknolojinin gelişmesiyle birlikte önemli ölçüde azaldığı görülmektedir.⁶ Teknoloji alanındaki gelişmeler neticesinde devletler, e-devlet (elektronik devlet) ve e-noterlik sistemlerini giderek daha fazla kullanmaktadır. Zira e-devlet,⁷ hem devletler hem de bireyler bakımından; kamuya açık bilgi ve hizmetlerin kullanılmasında zaman ve masraftan tasarruf edilmesi, süreçlerin basitleştirilmesi ya da ortadan kaldırılması, idarî yükün azaltılması, bireylerin adil ve şeffaf hizmet alabilmesi, devlet memurlarının aracılıktan arındırılması ile kamu yararına sağladığı katkı sebebiyle devletlerce tercih edilmekte ve e-devlet hizmetlerinin kapsamı her geçen gün genişlemektedir.⁸ E-devlet işlemlerine ilişkin verilerin muhafaza edilerek ve bireysel takdir yetkisinin en aza indirilerek yolsuzluğun azaltılmasında oynadığı rol ile hesap verebilirlik kültürünün güçlendirilmesine yardımcı olması e-devleti daha fazla ön plana çıkmaktadır.⁹ Türkiye bakımından da Kasım 2002 tarihinde başlatılan e-devlet uygulamalarının¹⁰ her geçen gün arttığı görülmektedir.¹¹

1961 La Haye Sözleşmesi’nin yürürlüğe girdiği 24.01.1965 tarihinden günümüze kadar olan zaman içerisinde teknoloji alanındaki gelişmeler, devletlerin e-devlet sistemlerini kullanmaları sonucunda elektronik belgelerin yaygınlık kazanmasına ve elektronik (e) Apostil uygulamalarının da devletlerce benimsenmesine neden olmaktadır. Bu anlamda e-Apostil uygulaması sayesinde resmî belgelerin fizikî olarak onaylanmasında harcanan zaman, işgücü ve maddi kayıpların önemli ölçüde önüne geçilmektedir. E-Apostil uygulamasının olumlu yönleri ve giderek artan e-devlet uygulamaları dikkate alındığında e-Apostil uygulamalarının devletlerce daha fazla uygulanması gündeme gelmektedir. E-Apostil uygulanan resmî belgelerin diğer akit devletlerde geçerli olabilmesi ve e-Apostillerin reddedilmesinin önlenmesi 1961 La Haye Sözleşmesi’nin genel amacına hizmet etmektedir.

E-Apostil 1961 La Haye Sözleşmesi’nde düzenlenmemektedir. Sadece El Kitabı’nda düzenlendiği için e-Apostil uygulaması 1961 La Haye Sözleşmesi’ne taraf devletler için bir yükümlülük olmadığından, Sözleşmeye taraf devletler e-Apostil uygulamak ya da uygulamamak ya da nasıl uygulayacakları konusunda takdir yetkisine sahiptir. Devletlerin e-Apostil uygulamalarındaki takdir yetkisine sahip olmaları, devletler arasında farklı e-Apostil uygulamalarına neden olmaktadır. Bu durum ise menşe devlette e-Apostil uygulanan bir resmî belgenin varış devletinde kabul edilmemesi riskini barındırmaktadır. Yabancı resmî belgelerin tasdikinde e-Apostil kullanımının değerlendirildiği çalışmamızın ilk bölümünde yabancı resmî belgelerin tasdiki usûlleri, ikinci bölümünde e-Apostil ve üçüncü bölümünde de elektronik Apostil uygulamaları incelenerek yeknesak e-Apostil uygulaması olmamasının ortaya çıkarabileceği sorunlara çözüm önerileri sunulmaktadır.

I. Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Usûlleri

Türk Hukuku bakımından resmî belge, resmî bir makam veya bir memur yani devlet mercii tarafından düzenlenen belgedir.¹² Yabancı devlet mercileri tarafından düzenlenen resmî belgelerin, Türkiye’de de resmî belge niteliğini haiz olabilmesi için belgenin verildiği devletin yetkili mercii ya da ilgili Türk konsolosu tarafından onaylanması zorunluluğu HMK m.224 hükmünde düzenlenmektedir. Yabancı devletlerde noterlik işlemleri konsoloslar tarafından yürütüldüğünden (1512 Sayılı Noterlik Kanunu¹³ m.191), yabancı devletlerde usûlüne göre yapılan noterlik işlemlerinin altındaki söz konusu yabancı devletin yetkili merciinin imza ve mührü de Türk konsolosu tarafından tasdik edilir (Noterlik Kanunu m.195). Yabancı devlet mercileri tarafından düzenlenen resmî belgelerin, belgenin verildiği devletin yetkili mercii ya da ilgili Türk konsolosu tarafından onaylanması zorunluluğunda, söz konusu yabancı resmî belgenin Türk konsolosu yerine Türk Büyükelçiliği tarafından tasdik edilmesi durumunda Yargıtay söz konusu belgenin Türkiye’de resmî belge niteliğini haiz olmayacağına karar vermiştir.¹⁴ Bu anlamda Yargıtay yabancı resmî belgenin ancak Türk konsolosu tarafından tasdik edilmesi durumunda Türkiye’de resmî belge niteliği kazanacağına hükmetmektedir.

Geçerli olmayan bir işlemi yansıtan yabancı resmî belgenin Türk Hukuku bakımından resmî belge olarak kabul edilmesi mümkün olmayacağından; yabancı resmî belgede yer alan işlemin, işlem yeri hukukunun (locus regit actum) ya da işlemin esasına uygulanan hukukun (lex causae) öngördüğü şekle uygun olarak yapılmış olması gerekmektedir (5718 Sayılı Milletlerarası Özel Hukuk ve Usul Hukuku Hakkında Kanun¹⁵ m.7).¹⁶

Tasdik edilen yabancı resmî belgelerin Türk mahkemelerinde ya da idarî makamlarında delil olarak kullanılabilmesi için ise Türkçe tercümesinin de sunulması gerekir (HMK m.223/1). Mahkemenin kendiliğinden veya diğer tarafın talebi üzerine, belgenin resmî tercümesini de istemesi durumunda (HMK m.223/2), belgenin Türkiye’de veya yurt dışında Türkçeye çevirisinin yapılarak, Türkiye’de tercümanın bağlı bulunduğu noter tarafından, yurt dışında ise tercümanın imza örneğinin bulunduğu konsolosluk tarafından onaylanması gerekir.¹⁷ Söz konusu tasdik işlemi ile yabancı resmî bir belge, Türkiye’de düzenlenen resmî bir belgeyle eşit düzeyde ispat gücü kazanmaktadır.¹⁸

Resmî belgelerin niteliği ve delil olarak kullanılmasındaki ispat gücü lex fori olarak Türk hukukuna tabidir.¹⁹ Türk konsolosu ya da resmî belgenin düzenlendiği devletin yetkili mercileri tarafından tasdik edilmemiş belgenin delil teşkil edip etmeyeceği mahkemenin takdirine bağlıdır.²⁰ Dolayısıyla yabancı ülkede düzenlenen resmî belgelerin Türk mahkemelerinde delil olarak kullanılabilmesi için şeklen geçerli belge olmalarının yanında, Türk hukuku bakımında da resmî belge olarak kabul edilmeleri gerekmekte²¹ ve bunun için de belgenin verildiği devletin yetkili mercii ya da ilgili Türk konsolosu tarafından onaylanması gerekmektedir.

1961 La Haye Sözleşmesi’nin²² uygulama alanı, sözleşmeye taraf devletlerden herhangi birinin ülkesinde düzenlenmiş ve diğer taraf devletin ülkesinde yani yurt dışında kullanılacak olan resmî belgelerdir. 1961 La Haye Sözleşmesi’nin yürürlüğe girmesi ile birlikte, uzun, masraflı ve karmaşık bir prosedür olan yabancı resmî belgelerin konsolosluk temsilciliklerince tasdik edilmesi zorunluluğunun yerini Apostil²³ almıştır.²⁴ Bu anlamda Apostil şerhi Türk konsolosu ya da belgenin verildiği devletin yetkili mercinin onayının yerine geçmektedir.²⁵

1961 La Haye Sözleşmesi, yabancı ülkelerde düzenlenen resmî belgelerin tasdikinde, HMK m.224’te öngörülen usûle alternatif bir usûl getirmekle birlikte 1961 La Haye Sözleşmesi’ne taraf olmayan devletler²⁶ arasındaki tasdik işlemlerinde ve 1961 La Haye Sözleşmesi’nin kapsamına girmeyen resmî belgelerin tasdikinde HMK m.224 zorunlu usûl olmaya devam etmektedir.²⁷

Apostil uygulamasından yararlanabilmek için hem menşe devletin ve varış devletinin 1961 Tarihli La Haye Sözleşmesi’ne taraf bir devlet olması ve diğer söz konusu devletin Sözleşmeye taraf olmasına karşı olmaması hem de belgenin türünün resmî belge olması gerekmektedir.²⁸ 1961 La Haye Sözleşmesi kapsamı dışında kalan belgelerin tasdiki; Türk Hukuku bakımından ilgili oldukları iki taraflı ya da çok taraflı sözleşmelere göre ya da HMK m.224 hükmüne göre gerçekleştirilmektedir.²⁹

1961 La Haye Sözleşmesi kapsamında resmî belgeler; savcı, yazı işleri görevlisi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dâhil olmak üzere, sözleşmeye taraf devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı bir makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler, idarî belgeler, noter senetleri, kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmî makam ve noterlerce tasdiki gibi resmî beyan içeren belgelerdir. Diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenen belgeler ile ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idarî belgeler Sözleşme kapsamı dışında tutulmuştur. Bununla birlikte Sözleşmenin basitleştirilmiş prosedüründen mümkün olduğunca çok sayıda belgenin yararlanabilmesi için Milletlerarası Özel Hukuk La Haye Konferansı tarafından “resmî belge” teriminin geniş yorumlanması tavsiye edilmektedir.³⁰ Bir kişinin resmî belge düzenleme ehliyeti, belgenin düzenlenmesi prosedürü ve apostil düzenlenmesi için gerekli olan belgenin resmî niteliği, belgenin düzenlendiği ülke olan menşe devlet (resmî belgeyi ve apostil şerhini düzenleyen devlet) hukukuna tabidir.³¹ Böylece varış devletinde yabancı bir belgenin resmî belge olarak kabul edilmemesine dayalı olarak apostil şerhinin reddedilmesi mümkün olmamaktadır.

Apostil, menşe ülkenin belirlediği yetkili merciler tarafından resmî belgedeki imzanın doğruluğunu, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığını veya gerekirse üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunu teyit eder (1961 La Haye Sözleşmesi m.3/1). Dolayısıyla belge üzerindeki imzanın doğruluğu, belgeyi imzalayan kişinin sıfatı ve gerektiğinde söz konusu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi, onay şerhinin belgenin verildiği devletin yetkili mercii tarafından bu belgeye konulan tek bir işlem olan apostil’dir. Yabancı ülkede düzenlenen ve Apostil şerhi bulunan bir belge, Türk Hukuku’ndakine eşit düzeyde ispat gücüne sahiptir.³² Apostil şerhi bu anlamda bulunduğu resmî belgenin içeriğinin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin olmayıp ilgili kaynağına ilişkindir.³³ Resmî belgenin dayandığı işlemin maddi ya da şekli geçerliliğini teyit etmediğinden, resmî belgede düzenlenen işlemin şeklen geçersizliği gündeme geldiğinde MÖHUK m.7 hükmü uygulama alanı bulacaktır.³⁴

Apostil, 1961 La Haye Sözleşmesi’nin Eki’nde yer alan örneğe uygun olarak bizzat belgenin veya buna eklenecek bir kağıdın üzerine konulan şerhtir (1961 La Haye Sözleşmesi m.4/1).³⁵ Apostil şerhi uygulamada standart bir kaşe olarak belgenin üzerinde yer almaktadır. Apostil, menşe devletin resmî dilinde yazılabileceği gibi ikinci bir dil de olabilir. Ancak, Apostil şerhinin başlığı Fransızca olarak “Apostille Convention de La Haye Du 5 Octobre 1961” olarak belirtilmelidir. Yargıtay 1961 La Haye Sözleşmesi’ne taraf devletlerce düzenlenen resmî belgelerde Apostil şerhinin bulunmadığı durumlarda, davada ilgili belgeyi sunan tarafa Apostil şerhi bulunan yabancı resmî belgeyi sunması için mahkemece uygun bir süre verilerek eksikliğin bu şekilde tamamlanmasından sonra işin esasına girilmesi gerektiği yönünde kararlar vermektedir.³⁶

1961 La Haye Sözleşmesi’ne taraf devletler, Apostil şerhini vermek üzere yetkili kıldıkları mercileri belirleyerek Hollanda Dışişleri Bakanlığına bildirmekte ve söz konusu mercilerin görevlendirilmesinde yapılacak her değişiklikten de yine Hollanda Dışişleri Bakanlığı’na ayrıca bilgi verilmektedir (1961 La Haye Sözleşmesi m.6).³⁷ Adalet Bakanlığı’nın 01.03.2008 tarihli ve 68/1 sayılı Genelgesi’ne³⁸ göre Türkiye’nin, Apostil şerhi vermek konusunda yetkili kıldığı makamlar, idarî belgeler için valilikler, adli belgeler için ağır ceza mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıklarıdır.

1961 La Haye Sözleşmesi, yetkili mercilerin, verilen Apostil şerhlerinin kaydedileceği ve Apostil şerhlerinin sıra numarası ve tarihi, resmî belgeyi imzalayan kişinin adı ve ne sıfatla imzaladığı veya imzasız olan belgeler için mühür veya damgayı koyan makam bilgilerini içeren bir kayıt defteri veya fiş endeksi tutma zorunluluğunu düzenlemektedir (1961 La Haye Sözleşmesi m.7/1). Bu anlamda Apostil şerhini vermiş olan söz konusu yetkili merci, ilgililerden herhangi birinin istemi üzerine, Apostil şerhi üzerinde gösterilen bilgilerin kayıt defteri veya fiş endeksindeki kayıtlara uygun olup olmadığını incelemekle yükümlüdür (1961 La Haye Sözleşmesi m.7/2).³⁹

1961 La Haye Sözleşmesi, yetkili mercilerin Apostil şerhi uygulamak için talep edebilecekleri ücretleri düzenlememektedir. Apostil şerhi için herhangi bir ücret talep edilip edilmeyeceği ya da bir ücret talep edilecekse ücretin belirlenmesi Sözleşmeye taraf devletlerin takdirindedir. Uygulamada yetkili mercilerin çoğu Apostil şerhi için bir ücret almakla birlikte, ücretsiz olarak Apostil şerhi uygulayan devletler de bulunmaktadır.⁴⁰

1961 La Haye Sözleşmesi’ne taraf devletlerin yetkili mercilerinin talep ettikleri ücretler; başvuru sahibinin niteliği (örneğin, bir işletme veya şahıs olması), Apostil uygulanan belgenin boyutu veya işlem değeri, başvuranın Apostil uygulanmasını istediği belgelerin sayısı veya Apostil uygulanan belgenin niteliği gibi faktörlere bağlı olarak farklılık göstermektedir.⁴¹ 1961 La Haye Sözleşmesi tarafı bazı devletlerin yetkili mercileri ise yüksek ücret karşılığında öncelikli Apostil şerhi hizmeti sunmaktadırlar. Ayrıca devletler arası evlat edinme prosedürü gibi belirli bir amaç için yurt dışında ibraz edilmesi gereken belgeler için indirimli veya sınırlı bir ücret talep eden taraf devletler de vardır.

Milletlerarası Özel Hukuk La Haye Konferansı Özel Komisyonu, taraf devletlere, yetkili mercilerin Apostil şerhi uygulanacak her belge için ayrı bir ücret almak yerine, birden çok belgeye Apostil şerhi uygulanırken tek ve indirimli bir ücret talep etmelerini önermektedir.⁴²