Yargıtay Kararları Işığında Bir veya Birkaç Yönetim Kurulu Üyesine Toplantı Davetinin Hiç ya da Kararlaştırılan Usule Uygun Yapılmamasının Sonuçları

Consequences of not Convening and Failure to Duly Convene One or more Board Members of a Joint Stock Company to Boardmeeting in the Light of Decisions of the Court of Cassation

Esra HAMAMCIOĞLU

Yönetim kurulu kural olarak yönetim kurulu başkanı, başkanın bulunmadığı zamanlarda da başkan vekili tarafından toplantıya çağrılır. Çağrı herhangi bir talep olmaksızın başkanın kendi isteği ile yapılabileceği gibi, TTK 397/7 hükmüne göre herhangi bir yönetim kurulu üyesinin talebine de dayanabilir. Toplantıya davet konusunda kural olarak bir şekil şartı bulunmadığından toplantı daveti imza karşılığında elden yazılı bildirim, elektronik posta, noter aracılığı ile bildirim hatta telefonla dahi yapılabilecektir. Ancak toplantı çağrısının kural olarak bir şekle bağlı olmaması, yönetim kurulu üyelerinden birisinin kendisine davetin yapılmadığı yönündeki iddiası karşısında ispat sorunlarına neden olabilecektir. Kanunda toplantı çağrısının ne kadar süre önceden yapılması gerektiğine ilişkin bir düzenleme öngörülmemiş olsa da, kural olarak söz konusu çağrının üyelerin katılım haklarına zarar vermeyecek şekilde dürüstlük kuralına uygun olarak yapılması gerekmektedir. Çalışmamızda bir veya birden fazla yönetim kurulu üyesine toplantı çağrısının hiç ya da usulüne uygun şekilde yapılmamasının, özellikle toplantı ve karar yetersayılarının sağlanmasına rağmen, bu üyelerin katılımı olmaksızın alınan yönetim kurulu kararlarına etkisi, öğretideki görüşler ve Yargıtay kararları çerçevesinde tartışılacaktır.

Yönetim Kurulu, Yönetim Kurulu Toplantısı, Çağrı Usulü, Toplantı Talep Hakkı, Yönetim Kurulu Başkanı.

As a rule, board is called for a meeting by chairman of the board and by vice chairman of the board in absence of the chairman. As call may be made at discretion of chairman without any request, it may also be based on request of any board member according to provision 392/7 of TTK (Turkish Commercial Code). Since there is no requirement as to form as a rule regarding invitation to meeting, invitation may be made by hand delivered notice in writing against signature, electronic mail, notice through notary public or even by phone. However, the fact that meeting invitation is not subject to a form as a rule may cause burden of proof when a board member alleges that he has not been invited. Even though the law does not provide any regulation regarding how long in advance meeting call should be made, as a rule such call is required to be made in accordance with good faith so as not to harm attendance rights of members. Our study will discuss, under light of opinions of doctrine and Supreme Court decisions, impact of failure to call for a meeting one or more board members of joint stock company at all or not according to agreed procedure, on board resolutions passed without attendance of such members despite securing meeting and resolution quorums in particular.

Board of Directors, Board Meeting, The Right to Request a Meeting, Invitation Procedure, Chairman of the Board.

Giriş

Anonim şirketin yönetim kurulu, usulünce toplantı yaparak veya toplantı yapılmaksızın bir önerinin diğer yönetim kurulu üyelerine sunulması yoluyla karar alabilir. Kararların toplantı yapılarak alınması müzakereye de imkân verdiğinden özellikle birden fazla kişiden oluşan yönetim kurullarının kurul olma vasfına daha uygundur. Bu nedenle de toplantı yapılarak karar alınması uygulamada daha fazla tercih edilen bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır.

Anonim şirketin yönetim ve temsil organı olan yönetim kurulu görev ve yetkilerini kural olarak alacağı kararlara dayanarak kullanmaktadır.¹ Yönetim kurulu toplantılarına katılmak, müzakerelerde görüş açıklamak, oy kullanmak yönetim kurulu üyeleri için hem bir hak hem de bir görevdir.² TTK’da yönetim kurulunun toplantıya çağrılması, çağrının şekli ve içeriğine ilişkin bir düzenleme bulunmamaktadır.

Yönetim kurulu üyelerinin tamamına çağrının yapılmaması veya çağrı usulünün kararlaştırıldığı durumlarda, bu usule uyulmaması bir ya da birkaç yönetim kurulu üyesinin yokluğunda karar alınmasına neden olmuşsa, alınan kararın geçerli olup olmayacağı, geçersiz olduklarının kabulü halinde ise bu geçersizliğin türünün belirlenmesi önem taşımaktadır. Bu çalışmada yönetim kurulunun karar alma usulleri, yönetim kurulunun toplantıya çağrılması, çağrı yetkisi, çağrı zamanı, şekli, içeriği gibi hususlar incelendikten sonra, toplantı çağrısının bir veya birkaç üyeye yapılmamasının yönetim kurulu kararlarının geçerliliğine etkisi öğretideki görüşler ve Yargıtay kararları ışığında incelenmiştir.

I. Yönetim Kurulunun Karar Alma Usulleri

TTK’da yönetim kurulunun karar alabilmesi için temel olarak iki usul öngörülmüştür. Bunlar önerinin yazılı olarak kabulü usulü ile karar alınması ve toplantı usulü ile karar alınmasıdır.³

Önerinin yazılı olarak kabulü ile karar alınması TTK 390/4 hükmünde özel olarak düzenlenmiştir. En yalın ifadesi ile sirküler yoluyla karar alınması, üyelerden birinin yazılı olarak yaptığı öneriye diğer üyelerin yazılı onayı alınarak yönetim kurulu toplantısı dışında karar alınmasıdır. Bu usulün uygulanabilmesinin ön koşulu, önerilen karar konusunda üyelerden hiç birisinin toplantı yapılması talebinde bulunmamasıdır. Buna göre TTK 390/4’e göre sirküler tipi karar alınabilmesi için üyelerden hiçbirinin toplantı yapılması talebinde bulunmaması şartıyla, karar şeklinde yazılmış önerinin diğer tüm üyelere gönderilmesi ve üye tam sayısının çoğunluğunun karara yazılı onay vermesiyle alınabilecektir. TTK 390/5 uyarınca kararların yazılı olması ve imzalanmaları geçerlilik şartıdır.⁴

Toplantı usulü ile karar alınması fiziki olarak toplanma yoluyla olabileceği gibi, anasözleşmede hüküm bulunması şartıyla elektronik ortamda da gerçekleşebilir. Kanunun açık ifadesi karşısında yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılım imkânı olmasının yanında bu toplantıların tamamen sanal ortamda yapılması da mümkün olabilecektir. Zira TTK 1527/1 düzenlemesi ile anonim şirketlerde anasözleşmede hüküm bulunması şartıyla yönetim kurulu toplantılarının tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilmesi veya bazı üyelerin yönetim kurulu toplantısına elektronik ortamda katılmasına izin verilmiştir. Üyelerin fiziken katıldıkları toplantılarla tamamen elektronik ortamda yapılan toplantılar ve elektronik ortamda katılım imkânının verildiği toplantılar arasında toplantı ve karar yetersayıları açısından bir farklılık bulunmamaktadır. TTK 390/1 uyarınca anasözleşmede bir düzenleme bulunmadığı sürece yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır ve kararlarını toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile alır.⁵ Oylar eşit olduğu takdirde konu bir sonraki toplantıya bırakılır. İkinci toplantıda da eşitlik olursa söz konusu öneri reddedilmiş sayılır (TTK 390/3).

II. Yönetim Kurulunun Toplantıya Çağrılması

TTK’da yönetim kurulu toplantıları bakımından toplantı çağrısının şekli, çağrının içeriği, gönderilme zamanı gibi hususlarda herhangi bir düzenleme yapılmamıştır. Yönetim kurulu, üyelere daha önceden herhangi bir çağrı yapılmamasına rağmen, tüm üyelerin hazır bulunması ve hiçbirinin itirazda bulunmaması şartıyla çağrısız olarak toplanarak da karar alabilir.⁶

Yönetim kurulu toplantılarının yapılmasının zorlaştırılmaması, tek tip bir çağrı usulü öngörmek yerine her şirkete kendi ihtiyaç ve özellikleri doğrultusunda çağrı usulünü belirleyebilme yetkisi verilmesi amacıyla kanunkoyucunun çağrı usulü konusunda bilinçli bir şekilde düzenleme getirmediği söylenebilir.⁷

Yönetim kurulu toplantılarının yapılma sıklığı, toplantılara çağrı usulü, çağrının şekli gibi hususlar çıkarılacak iç yönergede açıklığa kavuşturulabilir.

TTK’da iç yönergenin bir tanımı bulunmamakla birlikte, yönetim kurulunun işleyişine ilişkin olarak TTK 367/1’de yönetimin devri; TTK 371/7’de de şirkete temsilci atanması bakımından iç yönergeden söz edilmektedir.

TTK 367’de iç yönergenin hazırlanması, yönetim kurulunun yetki ve görevlerinin devri hususu esas alınarak düzenlenmiştir. İlgili hüküm uyarınca yönetim kurulunun yönetim yetkilerinin iç yönergeyle devredilebilmesi için anasözleşmede hüküm bulunması gerekir. TTK 367/1’e göre; yönetim kurulu, anasözleşmeye konulacak bir hükümle, düzenleyeceği bir iç yönergeye göre, yönetimi, kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine veya üçüncü kişiye devretmeye yetkili kılınabilir. Burada sözü edilen iç yönerge, şirketin yönetimini düzenler; bunun için gerekli olan görevleri tanımlar ve özellikle kimin kime bağlı olduğunu ve bilgi sunmakla yükümlü bulunduğunu belirler.⁸ TTK 367/1 kapsamında bir iç yönerge çıkarılabilmesi için anasözleşmede yönetimin devrine izin veren bir hükmün bulunması gerekir.

TTK 371/7’de de yönetim kurulunun temsile yetkili olmayan yönetim kurulu üyelerini veya şirkete hizmet akdi ile bağlı olanları sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları olarak atayabilecekleri düzenlenmiştir.⁹ İlgili düzenlemede bu kapsamda atanacak olan kişilerin görev ve yetkilerinin TTK 367 uyarınca hazırlanacak iç yönergede açıkça belirtileceği ve bu durumda iç yönergenin tescil ve ilanının zorunlu olduğu hükme bağlanmıştır.¹⁰ TTK 371/7 uyarınca iç yönerge hazırlanması ve iç yönergeye göre sınırlı yetkili ticari vekil ve diğer tacir yardımcısı atanması için anasözleşmede hüküm bulunmasının gerekip gerekmediği hususu tartışılabilir. Kanımızca ilgili düzenlemede sınırlı yetkili temsilci atanması konusunda yönetim kurulu anasözleşmede hüküm bulunması aranmaksızın yetkili kılınmıştır. Yönetim yetkisinin devrine ilişkin anasözleşmede hüküm bulunması gerektiğine ilişkin TTK 367’de yer alan açıklık TTK 371/7’de bulunmamaktadır.¹¹ TTK 371/7’de TTK 367/1 hükmüne yapılan atıf iç yönergenin hazırlanmasına ilişkin olarak anlaşılmalı ve yönetim yetkisinin devri söz konusu değilse, anasözleşmede hüküm bulunmasına gerek olmaksızın TTK 371/7 uyarınca iç yönerge hazırlanması ve bu iç yönergeye dayanarak sınırlı yetkili ticari vekil veya diğer tacir yardımcısı atanmasına karar verilmesinin mümkün olacağı kabul edilmelidir.¹²

Kanunkoyucu bu şekilde yönetim kurulunun çıkaracağı iç yönergenin içeriğini yönetimin devri ve temsile ilişkin olmak üzere iki hususta belirlemiştir. Ancak kanunda belirtilen bu içeriğin dışında uygulamada yönetim kurulunun çalışma esas ve usullerinin, kurumsal yönetim ilkelerinin veya yönetim kurulu üyelerinin bilgi alma haklarının düzenlendiği iç yönergeler de bulunmaktadır.¹³ Kanunun belirlediği içerik dışında iç yönergelerin içeriğinin sınırı belirlenirken TTK 340 hükmünün de dikkate alınması gerekir. Genel olarak TTK’da ayrıntılı şekilde düzenlenmeyen ve kanun gereği anasözleşmede düzenlenmesi zorunlu da kılınmayan yönetim kurulu toplantılarının yeri, zamanı, çağrının şekli gibi hususların tamamen iç işleyişi ilgilendirdiği için iç yönergede düzenlenebileceği kabul edilebilir.¹⁴ Bu tür düzenlemeler TTK 367 kapsamında çıkarılan bir iç yönergede yer alabilir.¹⁵ Ancak yönetim kurulunun yönetim yetkisinin devri kapsamında yer almayan, yönetim kurulunun organizasyonu ve çalışma usulünün belirlenmesine ilişkin hususların ayrı bir iç yönergede yer alması da mümkündür. Dolayısıyla yönetim kurulunun yönetimi devretmesine ilişkin anasözleşmede bir hüküm olmasa veya iç yönerge çıkarılacağına ilişkin anasözleşmede bir düzenlemeye yer verilmese dahi yönetim kurulunun çalışma usullerinin düzenlendiği iç yönergelerin çıkarılabileceği kabul edilmelidir.¹⁶ Sonuç olarak yönetim kurulunun organizasyonu ve çalışma usullerine ilişkin düzenlemelerin iç yönergede yer alması bakımından bir engel bulunmamakta ancak bu düzenlemelerin mutlaka TTK 367’ye göre düzenlenecek iç yönergede yer alması gerekmemektedir.¹⁷