Pay Sahibinin Bilgi Alma Hakkı Bağlamında Yatırımcı İlişkileri Bölümünün İşlevi

The Function of the Investor Relations Department in Regard to Shareholders’ Information Rights

Veliye YANLI

Kurumsal Yönetim Tebliği, payları borsada işlem gören şirketler açısından, şirketler ile yatırımcılar arasındaki iletişimi sağlamak amacıyla bir yatırımcı ilişkileri bölümünün oluşturulmasını öngörmektedir. Yatırımcılar ile şirketler arasında yapılan yazışmalar ile diğer bilgi ve belgelere ilişkin kayıtların sağlıklı, güvenli ve güncel olarak tutulmasını sağlamak yanında pay sahiplerinin şirket ile ilgili yazılı bilgi taleplerini yanıtlamak, yatırımcı ilişkileri bölümünün temel görevleri arasında yer almaktadır. Türk Ticaret Kanunu uyarınca, pay sahipleri bilgi alma haklarını sadece genel kurul toplantılarında kullanabilirler. Diğer yandan, payları borsada işlem gören şirketlerde, yatımcı ilişkileri bölümünün görevleri sebebiyle, pay sahipleri bilgi alma hakkını genel kurul dışında da kullanma imkanına sahiptirler. Bu makalenin amacı ve konusu, payları borsada işlem gören şirketlerde pay sahiplerinin bilgi alma hakkının değerlendirilmesidir.

Kurumsal Yönetim, Yatırımcı İlişkileri Bölümü, Payları Borsada İşlem Gören Şirketler, Pay Sahibinin Bilgi Alma Hakkı, Genel Kurul Toplantısı.

The Communiqué on Corporate Governance regulates that investor relations department shall be established in publicly held corporations whose shares are traded on the Stock Exchange in order to ensure the communication between the corporations and the investors. Some of the major duties of the investor relations department are to ensure that the records relating to the correspondence between the investors and corporation and any other information or documents thereof are kept proper, secure and up-to-date and to respond to the written information requests of the shareholders regarding the corporation. According to the Turkish Commercial Code shareholders can use their information rights only during the general assembly. On the other hand, in publicly held corporations whose shares are traded on the Stock Exchange the shareholders have the possibility to use the information rights outside of the general assembly because of the investor relations department function as well. The purpose and scope of this article is to evaluate the shareholders’ information rights in the publicly held corporations whose shares are traded on the Stock Exchange.

Corporate Governance, Investor Relations Department, Publicly Held Corporations Whose Shares are Traded on the Stock Exchange, Shareholders’ Information Rights, General Assembly.

I. Yatırımcı İlişkileri Bölümü

Sermaye Piyasası Kurulu (“SPK” veya “Kurul”), 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun¹ (“SerPK”) kurumsal yönetim ilkeleri başlığını taşıyan 17. maddesine dayanarak II-17.1 sayılı Kurumsal Yönetim Tebliği’ni (“Teb.”) çıkartmıştır.² Tebliğ’in 11. maddesine göre, halka açık şirketlerin bir “Yatırımcı İlişkileri Bölümü” oluşturması zorunludur.³

Yatırımcı ilişkileri bölümünün temel işlevi, şirketler ile yatırımcılar arasındaki iletişimi sağlamaktır. Hükümde, yatırımcı ilişkileri bölümü oluşturma yükümlülüğüne tabi olanlar açısından sadece “ortaklıklar”dan söz edilmiştir ki, bunlar payları halka arz edilmiş olan veya halka arz edilmiş sayılan ortaklıklar [Teb. m.3/f.1(f) bendi], diğer bir ifadeyle halka açık şirketlerdir [SerPK m.3/f.1(e) bendi]. Bununla birlikte, Teb. m.1/f.3, yatırımcı ilişkileri bölümü oluşturması gereken şirketleri, sadece, payları borsanın belirli pazarlarında⁴ işlem görenler ve görecek olanlar [Teb. m.1/f.2(c) bendi] ile sınırlandırmış, böylece tüm halka açık şirketler değil, sadece anılan borsa şirketleri bakımından böyle bir bölümün oluşturulması zorunlu kılınmıştır.

Yatırımcı ilişkileri bölümü şirket genel müdürü veya genel müdür yardımcısına ya da bu konuma eşit düzeyde diğer bir idari sorumluluğu bulunan yöneticilerden birine doğrudan bağlı olarak çalışır ve çalışmaları kurumsal yönetim komitesi tarafından gözetilir. Ayrıca, yürütmekte olduğu faaliyetlerle ilgili olarak en az yılda bir defa yönetim kuruluna bir rapor hazırlar ve sunar.

Teb. m.11/f.5’de, yatırımcı ilişkileri bölümünün başlıca görevleri sıralanmıştır.

Bunlar;

a) yatırımcılar ile şirketler arasında yapılan yazışmalar ile diğer bilgi ve belgelere ilişkin kayıtların sağlıklı, güvenli ve güncel olarak tutulmasını sağlamak,

b) pay sahiplerinin şirket ile ilgili yazılı bilgi taleplerini yanıtlamak,

c) genel kurul toplantısı ile ilgili olarak pay sahiplerinin bilgi ve incelemesine sunulması gereken dokümanları hazırlamak ve genel kurul toplantısının ilgili mevzuata, esas sözleşmeye ve diğer ortaklık içi düzenlemelere uygun olarak yapılmasını sağlayacak tedbirleri almak ve

ç) kurumsal yönetim ve kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü husus da dahil olmak üzere, sermaye piyasası mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesini gözetmek ve izlemektir.